A gyártásban mint például az autógyártás vagy a gyógyszergyártás az iratokat parancsoknak kell tekinteni. Mint ilyenek, számos olyan jellemzővel rendelkeznek amelyeket nyilván kell tartani, ilyenek például a parancs érvényessége, jóváhagyója, az érintettek köre stb. Természetesen az iratok összes feljegyzett adatának időbeli változásait és az ezen események által kiváltott eseményeket is nyilván kell tartani.
Annak érdekében, hogy az iratokat, illetve a velük kapcsolatos feladatokat szervezeti egységekre vagy beosztásra, illetve emberekre lehessen kiosztani, a szervezeti felépítést kezelni kell.
Külön kiemelnénk a helyettesítés és a dolgozó beosztás változás kezelését. A helyettesítés esetén az adott dolgozó neve mellett megadható a helyettese amely azt eredményezi, hogy a helyettes ugyanazokkal a jogokkal és feladatokkal fog szerepelni a rendszerben mint az akit helyettesít. Akit pedig eltávolítunk egy beosztásból ( inaktívvá tesszük) azt a rendszer azonnal megjelöli (két csillaggal a név előtt), meghagyva az összes múltbeli tevékenységeit; a jövőben neki már nem osztható ki feladat a régi beosztásában. Amennyiben ez a személyváltozás egy adott iratnál felülvizsgálatot (review) indikál, ezt a rendszer automatikusan bejegyzi. (Pl. jóváhagyó változás).
