Dokumentum-, szerződés- és szabályzatkezelő

A hivatalok nagyban hasonlítanak a termelő vállalatokhoz, vannak dolgozók, vannak főnökök és vannak feladatok, amiket el kell végezni. Sőt ezeket a feladatokat számon is kell kérni a felelősöktől, tudni kell, hogy határidőre lettek-e készen. Minden folyamatot illetve elvégzett munkát nyomon lehet követni, értesítéseket lehet küldeni, ha valami nem a megfelelően intéződik.
Minden eseményről értesítést lehet küldeni, ezen értesítések mobiltelefonon is láthatóak. A dolgozók feladatai naptár nézetben is követhetőek.

A szerződés nyilvántartó modul azoknak készült, akiknél sokrétűek, és személyre szabottak a partnerekkel kötött szállítói és szolgáltatói szerződések. A szerződés nyilvántartó modul képes egységes keretek között kezelni a különböző formában beérkező szerződéseket: mind az elektronikus, mind a papír alapon fogadott szerződések egységesen kezelhetők. Az elektronikus formában rendelkezésre álló dokumentumokat eredeti, rendelkezésre álló formátumában tárolja a rendszer, a papír alapú szerződések szkennelés után kerülnek tárolásra a rendszerben. A dokumentumok létrejötte és feldolgozása szabályozott folyamatok során történik, az egyes szerződés típusokhoz folyamat típusok hozhatók létre. A rendszerben az itatási adatok és az elektronikus formában tárolt dokumentumok automatikusan összekapcsolhatók, a folyamatoknak megfelelően jogosultsági alapon értesítések és határidő figyelmeztetések kezelhetők.

HR Támogatás

A modulban nyilván tarthatóak az alkalmazottak, a szerződéses dolgozók. Minden létező adatot a rendszeren belül tároljuk, sőt minden szerződés, vagy egyéb megállapodás, amely a dolgozó és a munkáltató között létrejöhet a rendszeren belül kezelhető. Nyilvántartható mindenféle juttatás illetve a különböző képzések, alkalmassági vizsgák.

Dokumentum kezelés támogatása

A papír alapú postai küldemények postabontására, érkeztetésére és iktatására szolgál. a dokumentumokat szkennelni lehet így dokumentum tárként is üzemel. Alkalmas főszámos és alszámos iktatásra. Az iktatott ügyekhez kapcsolódóan a feladatkezelőben feladatokat lehet adni.

Projekt támogatás

Olyan összetett feladatokat – projekteket – lehet megadni, amelyek több dolgozó hosszabb ideig tartó együttes feladat elvégzését jelentik. Projektet lehet létrehozni, úgynevezett alfeladatokat lehet megadni a feladatok kezdeti dátumával és határidejével és felelősével. Valamint megadható, hogy egy feladat melyik másik feladat végrehajtásától függ, azaz függőségek definiálhatóak. Természetesen figyelmeztet minden határidő csúszásra és a hátra lévő feladatokra

Utasítás tár támogatás

A hivatal életében sok olyan utasítás van amelyeket be kell tartani, kezdve a releváns törvényektől, a különböző managerek által elrendelt utasításokig. A modulban a teljes szervezet hierarchikus felépítését követhetjük, természetesen változás-kezeléssel. Minden utasítás típust megadhatunk és azok érvényességi körét, végrehajtásért felelőseit. Így mindenki pontosan tudhatja a rá vonatkozó utasításokat a törvényektől a csoportvezetői utasításokig, valamint mindenki tudja, hogy ezeket az utasításokat hol keresse.

Feladat kezelés támogatása

Különböző feladatokat adhatunk a dolgozóknak határidővel és annak eredményét ellenőrizhetjük is. A feladatokat a Projekt modulból is generálhatjuk. Mindenki értesítést kap a rá kiosztott feladatokról emailen illetve mobil telefonon futó applikáción keresztül. A feladatok elvégzéséhez segítséget lehet kérni más kollégáktól, a rendszer minden eseményt naplóz.

Gépjármű ipar – szabályzat és dokumentum kezelés

Gépjármű ipar - szabályzat és dokumentum kezelés

A gyártásban mint például az autógyártás vagy a gyógyszergyártás az iratokat parancsoknak kell tekinteni. Mint ilyenek, számos olyan jellemzővel rendelkeznek amelyeket nyilván kell tartani, ilyenek például a parancs érvényessége, jóváhagyója, az érintettek köre stb. Természetesen az iratok összes feljegyzett adatának időbeli változásait és az ezen események által kiváltott eseményeket is nyilván kell tartani.

Annak érdekében, hogy az iratokat, illetve a velük kapcsolatos feladatokat szervezeti egységekre vagy beosztásra, illetve emberekre lehessen kiosztani, a szervezeti felépítést kezelni kell.

Külön kiemelnénk a helyettesítés és a dolgozó beosztás változás kezelését. A helyettesítés esetén az adott dolgozó neve mellett megadható a helyettese amely azt eredményezi, hogy a helyettes ugyanazokkal a jogokkal és feladatokkal fog szerepelni a rendszerben mint az akit helyettesít. Akit pedig eltávolítunk egy beosztásból ( inaktívvá tesszük) azt a rendszer azonnal megjelöli (két csillaggal a név előtt), meghagyva az összes múltbeli tevékenységeit; a jövőben neki már nem osztható ki feladat a régi beosztásában. Amennyiben ez a személyváltozás egy adott iratnál felülvizsgálatot (review) indikál, ezt a rendszer automatikusan bejegyzi. (Pl. jóváhagyó változás).

Szervezeti felépítés – organization chart

A Szervezeti felépítési kiépítése a rendszerben lehetővé teszi az iratok, illetve a velük kapcsolatos feladatok szervezeti egységekhez, beosztáshoz – emberekhez történő kiosztását

Feladat kiosztás

A modul segítségével az iratok bármely státuszában lehet feladatot adni bármely a szervezeti felépítésben megadott dolgozónak.

A feladat kiosztó modul a feladatot megjegyzi és kiközvetíti a dolgozónak email-en, illetve rendszeren belüli figyelmeztetéssel. Igény esetén telefonos alkalmazásra kitéve is lehet értesítést küldeni.

A rendszer a feladatot és a feladat megoldásának megtörténtét is naplózza. Megtörténés esetén az irat képernyőjén lehet nyomon követni a státusz változását.

Az iktatott irat külső és belső hivatkozásait külön tároljuk, amelyek változásai automatikus review bejegyzéseket generálnak.

Dokumentum sablonok

A rendszer dinamikusan kezeli az iratok sablonjait. Egy eljárás vagy egy munka utasítás különbözőképpen, de általában egyformán kezelendő. Minden irattípusnak, illetve iratcsaládnak külön sablont hozhatunk létre, amely egy struktúrában látható is a képernyőn. Pl. a LEVEL 1 iratokat a Level 1 szintjén kezeljük és tároljuk.

Minden sablonnál külön egyedi paramétereket adhatunk meg, amelyeket az egyedi iratok iktatásánál adunk meg. Tetszőlegesen bontva adhatjuk meg a struktúrát és minden szükséges adatot bekérhetünk az iratokról.

Irat iktatás

A dokumentumokhoz egyedi azonosító rendelhető, továbbá egyedi paraméterekkel is ki lehet egészíteni őket (pl. verzió, megnevezés, dokumentum forrás (külső/belső keletkezésű dokumentum) Minden szükséges adatot tárolható az iratról, állapotait státuszokkal különböztetjük meg az iktatás alatti státusztól a megsemmisített státuszig. Minden létező érintettségi típust megadhatunk, amelyekből a végrehajtásért felelősöket és a kiadott példánnyal rendelkezőket (elosztási listát) is jegyezzük.

Az iktatott irat külső és belső hivatkozásait külön tároljuk, amelyek változásai automatikus review bejegyzéseket generálnak.

Szerződés nyilvántartás

A szerződés nyilvántartó modul azoknak a gyártó, szolgáltató és kereskedő megrendelőinknek készült, amelyeknél sokrétűek, és személyre szabottak a partnerekkel kötött szállítói és szolgáltatói szerződések. A szerződés nyilvántartó modul képes egységes keretek között kezelni a különböző formában beérkező szerződéseket: mind az elektronikus, mind a papír alapon fogadott szerződések egységesen kezelhetők. Az elektronikus formában rendelkezésre álló dokumentumokat eredeti, rendelkezésre álló formátumában tárolja a rendszer, a papír alapú szerződések szkennelés után kerülnek tárolásra a rendszerben. A dokumentumok létrejötte és feldolgozása szabályozott folyamatok során történik, az egyes szerződés típusokhoz folyamat típusok hozhatók létre. A rendszerben az itatási adatok és az elektronikus formában tárolt dokumentumok automatikusan összekapcsolhatók, a folyamatoknak megfelelően jogosultsági alapon értesítések és határidő figyelmeztetések kezelhetők.

Szkennelt, végleges szerződések csatolása

Az aláírt példányok digitális megőrzésének lehetősége sorszámmal ellátva.

Lejárati dátum előtti figyelmeztetés

Szerződések lejárati dátumának figyelése és igény esetén címzett figyelmeztetés generálása

Feladatok kiosztása

Ticketing modullal integráció, feladatok hozzárendelése

OB DocMan – Dokumentum kezelő rendszer

OB DocMan - Dokumentum kezelő rendszer

Az Openbravo ERP keretein belül megvalósított ügyviteli rendszer, amely az érkeztetés, iktatás, postázás, szignálás, feladatkiosztás általános lépéseit tartalmazza. Minden típusú és formájú iratot kezel és nyilvántart – azonos módon – elektronikus adatbázisban történő tárolással. Az iratok teljes életciklusát követi a jogszabályoknak megfelelően.

Az iratokat, ügyeket hozzá lehet rendelni partnerekhez, tranzakciókhoz, vállalati folyamatokhoz, az iratokat lehet követni, keresni. Beépített módon biztosít szabad szöveges és leíró információkban történő keresést a rendszerben és a rendszeren kívül tárolt információkban.

Integrálható az elterjedt irodai (kliens) megoldásokkal. A rendszer összekapcsolható a vállalatnál / szervezetnél már meglévő integrált (üzleti) rendszer(ekk)el. Rendelkezik működéshez szükséges strukturált jogosultságkezeléssel és tartalomvédelemmel. Egyszerű a felhasználó azonosítás (az alaprendszer keretein belül, címtár integráció, single sign on képesség). Tevékenységek naplózása és riportolása is az alaprendszeren belüli standard funkció. A rendszerből az eredetivel azonos alapú másolatot lehet előállítani az elektronikusan tárolt másolatból.

Érkeztetés – postabontás – iktatás

Főszámos – alszámos iktatási lehetőség. Automatikus szkennelés típus szerint.

Dokumentum csatolás

Email, szkennelt kép, film és egyéb fájlok csatolásának lehetősége

Feladat generálás, ügyvitel

A ticketing modullal integrálva a dokumentumokhoz feladatok rendelhetőek és státuszuk ellenőrizhetőek

A feladat megoldásának gazdája is visszakereshető.