Gépjármű ipar - szabályzat és dokumentum kezelés

A gyártásban mint például az autógyártás vagy a gyógyszergyártás az iratokat parancsoknak kell tekinteni. Mint ilyenek, számos olyan jellemzővel rendelkeznek amelyeket nyilván kell tartani, ilyenek például a parancs érvényessége, jóváhagyója, az érintettek köre stb. Természetesen az iratok összes feljegyzett adatának időbeli változásait és az ezen események által kiváltott eseményeket is nyilván kell tartani.

Annak érdekében, hogy az iratokat, illetve a velük kapcsolatos feladatokat szervezeti egységekre vagy beosztásra, illetve emberekre lehessen kiosztani, a szervezeti felépítést kezelni kell.

Külön kiemelnénk a helyettesítés és a dolgozó beosztás változás kezelését. A helyettesítés esetén az adott dolgozó neve mellett megadható a helyettese amely azt eredményezi, hogy a helyettes ugyanazokkal a jogokkal és feladatokkal fog szerepelni a rendszerben mint az akit helyettesít. Akit pedig eltávolítunk egy beosztásból ( inaktívvá tesszük) azt a rendszer azonnal megjelöli (két csillaggal a név előtt), meghagyva az összes múltbeli tevékenységeit; a jövőben neki már nem osztható ki feladat a régi beosztásában. Amennyiben ez a személyváltozás egy adott iratnál felülvizsgálatot (review) indikál, ezt a rendszer automatikusan bejegyzi. (Pl. jóváhagyó változás).

books-1614218_640

Szervezeti felépítés – organization chart

A Szervezeti felépítési kiépítése a rendszerben lehetővé teszi az iratok, illetve a velük kapcsolatos feladatok szervezeti egységekhez, beosztáshoz – emberekhez történő kiosztását

Feladat kiosztás

A modul segítségével az iratok bármely státuszában lehet feladatot adni bármely a szervezeti felépítésben megadott dolgozónak.

A feladat kiosztó modul a feladatot megjegyzi és kiközvetíti a dolgozónak email-en, illetve rendszeren belüli figyelmeztetéssel. Igény esetén telefonos alkalmazásra kitéve is lehet értesítést küldeni.

A rendszer a feladatot és a feladat megoldásának megtörténtét is naplózza. Megtörténés esetén az irat képernyőjén lehet nyomon követni a státusz változását.

Az iktatott irat külső és belső hivatkozásait külön tároljuk, amelyek változásai automatikus review bejegyzéseket generálnak.

Dokumentum sablonok

A rendszer dinamikusan kezeli az iratok sablonjait. Egy eljárás vagy egy munka utasítás különbözőképpen, de általában egyformán kezelendő. Minden irattípusnak, illetve iratcsaládnak külön sablont hozhatunk létre, amely egy struktúrában látható is a képernyőn. Pl. a LEVEL 1 iratokat a Level 1 szintjén kezeljük és tároljuk.

Minden sablonnál külön egyedi paramétereket adhatunk meg, amelyeket az egyedi iratok iktatásánál adunk meg. Tetszőlegesen bontva adhatjuk meg a struktúrát és minden szükséges adatot bekérhetünk az iratokról.

Irat iktatás

A dokumentumokhoz egyedi azonosító rendelhető, továbbá  egyedi paraméterekkel is ki lehet egészíteni őket (pl. verzió, megnevezés, dokumentum forrás (külső/belső keletkezésű dokumentum) Minden szükséges adatot tárolható az iratról, állapotait státuszokkal különböztetjük meg az iktatás alatti státusztól a megsemmisített státuszig. Minden létező érintettségi típust megadhatunk, amelyekből a végrehajtásért felelősöket és a kiadott példánnyal rendelkezőket (elosztási listát) is jegyezzük.

Az iktatott irat külső és belső hivatkozásait külön tároljuk, amelyek változásai automatikus review bejegyzéseket generálnak.